关于直属院系研究生参加港澳台、国际学术交流及申请办理短期因私出境等有关手续的规定

为保证研究生培养环节的顺利进行，对直属院系研究生参加港澳台、国际学术交流及申请办理短期因私出境等有关手续，作如下规定：

一、参加港澳台、国际学术交流

1、研究生在学期间参加港澳台、国际学术交流，包括参加学术会议、短期合作研究等，下载打印《研究生出国（境）参加国际学术交流申请表》和《出国（境）参加国际学术交流保证书》。

2、需申请护照/通行证的，下载打印《户籍卡借用申请表》。

3、研究生出境参加国际学术交流的全部或部分经费来源为导师课题费的，需签订《参加国际学术交流协议书》。该《协议书》一式三份，由研究生本人、研究生导师和院系直属研究生管理办公室三方签订。

4、本人填写后，由导师、院系负责人、院系主管老师及其他相关人员在申请表、保证书等相应栏内签署意见后，将原件和对方邀请函等附件材料报院系直属研究生管理办公室审核。

5、院系直属研究生管理办公室审核通过后，将《研究生出国（境）参加国际学术交流申请表》和《参加国际学术交流协议书》复印件交国际合作处备案，并开具介绍信，研究生凭介绍信到户籍办提取户籍卡、办理护照/通行证。

6、以上手续完成后，可根据签证实际需要办理在读证明。

7、研究生返校后应到院系直属研究生管理办公室报到，并交回护照/通行证统一保管。

二、短期因私出境

1、研究生在学期间出境旅游、探亲，只能利用学校规定的节假日进行。

2、申请短期因私出境时，下载打印《研究生短期因私出国（境）申请表》和《短期因私出国（境）保证书》。

3、需申请护照/通行证的，下载打印《户籍卡借用申请表》。

4、本人填写后，由导师、院系负责人、院系主管老师及监护人等相关人员在申请表、保证书等相应栏内签署意见后，将申请表和保证书原件报院系直属研究生管理办公室审核。

5、、院系直属研究生管理办公室审核通过后，开具介绍信，研究生凭介绍信到户籍办提取户籍卡、办理护照/通行证。

6、研究生返校后应到院系直属研究生管理办公室报到，并交回护照/通行证统一保管。

相关说明：

1、研究生应按批准的时间按时返校。如确因研究工作需要、需延长时间推迟返校的，应重新提出申请。

2、对出国（境）时间超过3个月（含3个月）的研究生，院系直属研究生管理办公室将根据具体情况收取一定数量的保证金，返校后退还。

3、参加港澳台、国际学术交流时间超过3个月（含3个月），将停发出境期间的基本助学金及“三助”津贴。